In diesem Abschnitt geht es darum, die Kontrolle über das Projekt zu behalten. Sie sollen dabei nicht die Handwerker auf der Baustelle kontrollieren. Dies ist wie bereits beschrieben Aufgabe Ihres Architekten. Vielmehr ist für Sie folgende Frage relevant:

Wie sichere ich ab, dass ich meine Aufgaben als Bauherr erfüllen kann?

Wir neigen dazu, uns gerne ablenken zu lassen. Sie sind neben Ihren Verpflichtungen im Beruf, Ihrer Familie, Ihrem Freundeskreis und Ihren verdienten Erholungspausen mit Ihren Bauherrenaufgaben voll ausgelastet. Ihr Projekt kann nur gelingen, wenn Sie einen Ausgleich aller Ihrer Lebensbereiche erreichen. Sie sollten sich daher als Erstes Zeiträume für Ihre Erholung einplanen. Planen Sie den Urlaub mit Ihrer Familie, Ausflüge mit Freunden und Zeiten für Sport ein. Sie brauchen diese Zeiten, um auf neue Gedanken zu kommen und die Kraft zu tanken, um auch bei Konflikten bestehen zu können. Nichts ist schlimmer für ein Bauprojekt als ein gestresster Bauherr!

Ich empfehle daher, ein Bauherren-Tagebuch mit den erforderlichen Aufgaben während der Projektphase zu führen und darin die Aufgaben und Ergebnisse in einer Monats-, Wochen- und Tagesplanung aufzuschreiben. Kontrollieren Sie sich selbst, ob Sie die Aufgaben auch erfüllen, oder ob Sie durch Ablenkungen den Projekterfolg riskieren.

Die Projektstruktur

Sie haben einen Traum – und wollen nun gerne loslegen? Dies ist zwar verständlich, sie sollten Ihr Projekt jedoch geduldig und strukturiert angehen. Im Rahmen der richtigen Finanzierung haben wir bereits die Beeinflussbarkeit der Kosten im Projektverlauf dargestellt. Je mehr Sie in die Vorbereitung investieren, desto günstiger wird Ihr Vorhaben letztlich.

Der übliche Projektablauf eines Bauvorhabens gliedert sich wie folgt auf:

Die üblichen Leistungen eines Architekten haben wir in diesem Artikel beschrieben. Bei einem Denkmalprojekt ist es im Gegensatz zu einem Neubauprojekt wesentlich, die Grundlagen explizit zu ermitteln. Dies haben wir in den vorherigen Schritten, insbesondere bei der Kostenplanung näher erläutert. Geben Sie daher der Bestandserfassung und Grundlagenermittlung mehr Zeit. Sie reduzieren dadurch erheblich die Kosten, vermeiden Risiken und haben die Möglichkeit, Ihren Traum erfolgreich zu verwirklichen.

Einer der größten Fehler, der beim Bauen leider regelmäßig begangen wird, ist, dass vor Beendigung der Planung bereits mit den Bauarbeiten begonnen wird. Durch diese baubegleitende Planung geraten Sie direkt ins Hintertreffen. Sie können nicht mehr agieren, sondern müssen reagieren. Zu empfehlen ist daher, nicht baubegleitend zu planen sondern planungsbegleitend zu bauen. Sichern Sie sich die Aussagen, die für eine gute Planungsgrundlage notwendig sind durch zielgerichtete Eingriffe in die Bausubstanz. Mit dieser Grundlage können Sie kostensichere und vergleichbare Angebot einholen und haben eine umfassende Entscheidungsgrundlage, bevor Gelder in den eigentlichen Bau gesteckt werden. Ansonsten sind Qualitätsverluste, Kostensteigerungen und Terminverschiebungen die Folge.

Die Kontrolle behalten

In Schritt 4 ging es darum, das passende Projektteam zu finden. Haben Sie dies zusammengestellt, sollten Sie den Planern eine klare Aufgabenstellung vorgeben. Definieren Sie in den Verträgen mit den anderen Projektbeteiligten genau, welche Ziele erreicht werden müssen und wie Sie zusammenarbeiten möchten. Beschreiben Sie auch, welche Folgen es hat, wenn Ziele nicht erreicht werden.

Geben Sie realistische finanzielle Grenzwerte (Budget) und zeitliche Grenzwerte (Meilensteine) vor. Das Budget ergibt sich aus Ihren Finanzierungsmöglichkeiten. Bedenken Sie jedoch, dass es sich um Ihren Traum handelt. Es kann sein, dass Sie mehr bewerkstelligen können, als Sie zunächst geahnt haben. Machen Sie neue Finanzierungsquellen auf, aber übernehmen Sie sich nicht!
Bei den Terminen sollten Sie nur für die Finanzierung wichtige Meilensteine vorgeben. Ein zu enger Terminplan kann zu erheblichen Kostensteigerungen führen. Schließlich sollten Sie Vorgaben für die zu erreichenden Funktionen und Qualitäten machen. Beschreiben Sie diese Ziele möglichst mit Kennwerten, die allen Projektbeteiligten klar kommuniziert und vorgegeben werden.

Nun ist es an Ihnen, die Einhaltung dieser Kennwerte zu überwachen. Führen Sie ein System ein, das es Ihnen erlaubt, die Kennwerte zu kontrollieren. Dies kann beispielsweise durch regelmäßige Berichte durch die Planer erfolgen. Klären Sie im Vorfeld, auf welche Art und Weise und zu welchen Zeitpunkten Sie über die aktuellen Kennwerte informiert werden möchten. Bedenken Sie jedoch, dass bereits eine monatliche Berichterstellung sehr aufwendig sein kann und honoriert werden muss. Sie können auch vorgeben, dass Sie bei bestimmten Abweichungen vom Soll informiert werden müssen. Dies vereinfacht Ihren Controllingaufwand erheblich.

Auf der anderen Seite müssen Sie überwachen, dass der Zahlungsfluss funktioniert. Auch hier sollten Sie mit Ihren Geldgebern vereinbaren, wie die Auszahlung der Finanzierung geregelt wird und was passiert, wenn Störungen (z.B. Terminverschiebungen) auftreten.

Entscheidungen planen

Während des Projektes müssen Sie eine Vielzahl von Entscheidungen treffen. Dabei gibt es planbare und spontane Entscheidungen. Damit Sie für spontane Entscheidungen gewappnet sind, haben Sie über Ihre Werte bereits eine gute Grundlage geschaffen. Entscheidungen zu treffen, können Sie trainieren. Machen Sie sich rückblickend klar, welche Werte zu einer spontanen Entscheidung geführt haben, die Sie getroffen haben. Dann wissen Sie auch, wie Sie bei der nächsten Frage antworten können. Es sollte Ihnen Spaß machen, zu entscheiden. Genießen Sie den Einfluss, den Sie in Ihrer Bauherrenrolle haben!

Planbare Entscheidungen sollten Sie zeitlich strukturieren. Es ist vorteilhaft, wenn Sie zu Projektbeginn schon eine Vorstellung vom Design der Badeinrichtung haben. Sie müssen diese Entscheidung jedoch zu diesem Zeitpunkt noch lange nicht treffen. Es wird Sie nur davon abhalten, in der Vorbereitungsphase Ihre anstehenden Bauherrenaufgaben wirksam auszuführen. Lassen Sie sich von den Projektbeteiligten regelmäßig frühzeitig informieren, wann die nächsten Entscheidungen getroffen werden müssen. Dann haben Sie ausreichend Zeit, sich um die momentan wirklich relevanten Fragen zu kümmern.

Risiken minimieren

Auch wenn Sie noch so gut planen: es ist nicht alles planbar! Bei jedem Projekt existieren Risiken, die Sie kennen sollten. Dafür können Sie Methoden entwickeln, diese zu minimieren. Bei einem Sanierungsprojekt gibt es im Wesentlichen folgende Risiken:

• Vermarktungsrisiko (falls Sie das Denkmal vermieten oder später verkaufen möchten)
• Prognoserisiko (die Annahmen stimmen nicht)
• Marktrisiko (z.B. Rezession, sich ändernde Förderbedingungen)
• Finanzierungsrisiko (z.B. Geldgeber ziehen sich aus dem Projekt zurück)
• Zeitrisiko (terminliche Unwägbarkeiten)
• Kooperationsrisiko (die Zusammenarbeit mit den Projektbeteiligten funktioniert nicht)
• Rechtsrisiko (Vertragsgestaltung)
• Planungs- und Genehmigungsrisiko (z.B. wenn Auflagen die optimale Nutzung verhindern)
• Baugrundrisiko (Bei Setzungen oder Anbauten)
• Bausubstanzrisiko (ungenügende Informationen über die Substanz)
• Kostenrisiko

Diese Risiken kann man nicht eliminieren, man kann sie jedoch minimieren. Damit Sie nicht vorneweg unzählige Gutachter damit beauftragen, Ihnen eine 100%ige Sicherheit zu beschaffen und Sie danach kein Geld mehr für die eigentliche Sanierung übrighaben, ist es sinnvoll, sich einen Überblick zu verschaffen, welche Risiken überhaupt relevant sind und wie diese einzuschätzen sind.

Ihr primäres Ziel sollte es sein, mit minimalem Einsatz eine maximale Wirkung zu erzielen und damit ihre Interessen durchzusetzen.